PDFを長く使える短縮URLで共有する方法
PDFの公開場所と閲覧権限を確認し、短縮URLを作成して版を更新する手順。クリック数とダウンロード数の違いも解説します。
PDFを短縮リンクで共有するには、まず読者が開ける場所に文書を公開し、そのWebアドレスを短縮します。Linksは既にあるアドレスへ転送するだけで、PDFのアップロード、保管、変換はしません。アドレスが短くなっても、ログイン画面がなくなったり、期限切れの共有リンクが直ったりはしません。
架空の地域団体の「来訪者ガイド」を例にしましょう。掲示板で読みやすいアドレス、スマートフォンできれいに開く文書、そして後で訂正版を公開する方法が必要です。リンクの見た目ではなく、読者が文書にたどり着くまでの道のりから考えましょう。
誰が読めるべきかを決める
文書を公開にするか、特定の人だけに限るかを決めます。公開の来訪者ガイドなら、あなたのアカウントがない人でも開ける必要があります。機密の資料なら、ファイルを保管しているサービスのアクセス制限をそのまま使い、読者に必要なアカウントを伝えましょう。
テストを通すためだけに非公開ファイルを公開にしないでください。一覧に出ない短縮リンクでも何も守れません。リンクを持っている人は誰でもファイルまで行けて、そこで誰が見られるかはファイルの保管先が決めます。リンクを作る前に、公開版から個人情報や社内の下書きを取り除きましょう。
長く使える公開アドレスを選ぶ
人やチームが今後も管理する、公開済みのページやファイルのアドレスを使いましょう。編集画面のアドレス、パソコン内のファイルの場所、期限付きの一時的なダウンロードリンクは避けます。短縮リンクで保存サービスの有効期限を延ばすことはできません。
PDFにタイトル、版の日付、ファイルサイズ、言語の選択、アクセシブルなWeb版が必要なら、文書の紹介ページを用意すると便利です。ダウンロードそのものが目的なら、PDFへの直接のアドレスでも構いません。この例では、PDFへのわかりやすいリンクと連絡先を載せた「来訪者ガイド」というページを使います。そのページと元のファイルを誰が管理しているか記録しておきましょう。
読者の立場で文書を試す
短縮する前に、ログアウトしたブラウザとスマートフォンでアドレスを開きます。アクセス制限のある資料なら、代わりにアクセス権を持つはずの人のアカウントで試します。
- 正しい版が開き、ダウンロードが最後まで終わるか確認します。
- スマートフォンの普通の大きさで最初のページを読み、ページの順番の誤りや文字の欠けがないか見ます。
- PDFツールのアクセシビリティチェックで、文字を選択できるか、見出しと読み上げ順が自然かを確認します。
- PDF内のリンクと、連絡先へ戻る道筋を試します。
- 保管先で、意図どおりに閲覧やダウンロードができるか確認します。
ファイルが開けても、アクセシブルとは限りません。文書に関するW3Cのガイダンスでは、Webページ以外へのアクセシビリティの考え方を説明しています。PDF形式では作業しにくい場合は、Webページなどの代わりの手段を用意しましょう。
短縮リンクを作り、正直なラベルを付ける
Linksアプリで、テスト済みのページまたはファイルのアドレスを転送先にしてリンクを作ります。先に正しい場所を選びましょう。自分のリンクか、適切なアイデンティティです。「来訪者ガイド・公開版」のようなタイトルを付けると、管理する人がすぐにわかります。そのあと短縮リンクそのものを開き、読者と同じ手順をもう一度たどります。
掲載するときは「ここをクリック」ではなく、「来訪者ガイドを読む（PDF、日本語）」のようなラベルを使いましょう。通信が遅い人の助けになるなら、ファイルサイズも添えます。わかりやすいラベルはリンクの書き方に関するW3Cの助言に沿っています。掲示板では、QRコードの横に読みやすいアドレスを印刷し、印刷用チェックリストに従いましょう。
共有したアドレスを変えずに版を差し替える
Linksの既存のリンクに手を付ける前に、訂正版を用意してそのアドレスを試します。元の転送先は自分のメモに残しておきます。リンクを削除せずに同じリンクを編集し、他の言語の版を指すルールも確認しましょう。手順は編集ガイドで説明しています。
保管先が同じアドレスでファイルを置き換える場合は、もう一度ダウンロードして確かめます。誰かの端末に保存済みのPDFは古い版のままです。文書に版の日付を載せ、大きな訂正はそのページで説明しましょう。短縮リンクでは、保存済みのファイルを更新したり、すべての端末に古いコピーを読み直させたりはできません。
アクセスを保ち、数字を正しく読む
保管先、担当者、権限が変わったら、もう一度試しましょう。短縮リンク、公開ページ、文書の版、担当者、次の確認日を記録します。印刷物が出回っている間は古いリンクを残し、必要とする人がいる古い版も読めるようにしておきます。
Linksが数えるのはクリックで、PDFのダウンロード完了数や実際に読んだ人数ではありません。計測対象のクリックはMonoやStudioと同じ残高のクレジットを使い、残高がなくなるとリンクは停止します。単価は現在の料金で確認してください。リンクが動かなくなったらトラブルシューティングガイドを使いましょう。Linksは短いアドレスを保ちます。確実に共有するには、長く使える保管先と、正しい権限で読みやすいファイルも必要です。