團隊短網址管理：歸屬、權限與交接
為共用連結選擇正確身分，區分編輯與統計權限，確認付款方，並在交接時保留已發布網址。
團隊的公開連結應該在宣傳改變或同事離開後依然能用。先確定代表哪個身分對外溝通，再決定誰編輯連結、誰查看結果、誰支付點擊費用。共用密碼和一份隨手記的網址清單，回答不了這些問題。
本指南以一位主辦人和一位同事共同管理的虛構社區工作坊為例。下面的清單和複核步驟，是你們在團隊共用空間裡自己維持的習慣，而不是 Links 內建的功能。
建立連結前先確定歸屬
在 Links 應用程式中，建立任何東西之前，先選好團隊的身分，並核對它的帳號代稱和團隊名稱。你自己的連結屬於你；身分的連結屬於該身分，可以顯示在它的公開個人檔案上。團隊宣傳請使用團隊的身分，而不是某位同事自己的連結。
之後在正確的身分下再建一個連結，會得到一個新的短網址。複製標題並不會把舊網址轉過去。如果已經分享出去的連結建錯了地方，在和團隊管理員商量辦法期間，先讓它繼續可用。逐一更新那些還能編輯的發布內容；印刷品上仍是舊代碼。
給每位協作者剛好需要的權限
團隊要決定兩件事：成員能否使用 Links，以及在每個身分中能做什麼。「管理連結」權限可以建立、編輯、排序和刪除某個身分的連結，包括其中的規則。擁有「管理連結」或「查看洞察報告」的人可以檢視統計。只能編輯個人檔案，並不能管理連結。
| 角色 | 要檢查的權限 |
|---|---|
| 宣傳負責人 | Links 使用權限，以及對應身分的「管理連結」 |
| 負責報告的同事 | 該身分的「查看洞察報告」（或「管理連結」） |
| 帳務聯絡人 | 實際付款團隊中的「管理帳務與點數」 |
讓每個人都使用自己的帳戶，並請團隊管理員確認每個人實際能做什麼。看得到某個身分，並不代表你能編輯它的連結。如果缺少操作按鈕，在建立替代連結之前，先檢查應用程式權限、身分權限和帳務設定。
記錄付款方和發布位置
你自己的連結由你付費。身分的連結由它的擁有者或團隊付費，所以編輯目標的同事不一定是付款的人。在啟動工作坊宣傳之前確認這一點。
建一份清單，寫明短網址、身分、用途、刊登位置、主要目標、規則目標、負責人、備用聯絡人和檢查日期。再加上付款方和負責查看餘額的人。例如，如果每個刊登位置都有自己的連結，就把「工作坊報名 · 圖書館海報」和「工作坊報名 · 電子報」分開記錄。把清單放在團隊已經在共用的地方，例如試算表或共用文件。
為公開變更加一道複核
修改報名目標之前，負責人記下舊網址，並在未登入狀態下開啟新網址。接著由同事開啟原本的短網址，用預約服務的測試選項完成一次測試報名。除了主要目標，也要檢查每條規則。
這是團隊約定好的、兩個人之間的簡單習慣。記下改了什麼、測試結果如何。依照編輯目標指南的說明，把舊網址留在筆記裡，以便手動復原。不要只為了整理就刪除已經分享出去的連結。
在收回權限前先演練交接
- 新負責人用自己的帳戶登入。
- 確認他能看到正確的身分、它的連結和編輯按鈕。
- 一起檢查目標、規則、公開個人檔案設定和刊登位置清單。
- 請新負責人測試一個已發布的短網址，並找到它的統計資料。
- 確認誰可以加值點數，誰負責處理無法使用的連結。
- 這些完成之後，再請管理員調整離職成員的權限。
接手的人還需要能存取連結指向的檔案和表單。只維持轉址可用，修不好鎖在離職同事帳戶裡的預約頁面。
讓共用連結有資金、也有用處
每次計入的點擊都會消耗點數（見目前價格），和團隊在 Mono、Studio 等其他 Reunified 產品上的使用共用同一份餘額。餘額用完時連結會暫停。成員的每月點數上限不適用於連結點擊：訪客的點擊由團隊的點數支付。可以參考成本規劃指南，安排一筆儲備和定期檢查。
每次宣傳結束後，檢查誰有權限，以及目標是否仍然有用。如果連結顯示在公開個人檔案上，請參考整理個人檔案指南。Links 為你的團隊提供共用的身分連結，Studio 也能在你的貼文旁邊管理同樣的連結；清楚的歸屬和演練過的交接，讓這些連結始終可控。