Cómo crear un código QR para un formulario de Google

Para crear un código QR para un formulario de Google, publica el formulario, copia su enlace para encuestados y convierte ese enlace en un código QR. Un código creado con la dirección del propio formulario siempre abre ese mismo formulario. Si pones un enlace corto en medio, el mismo código impreso también podrá abrir el formulario del año que viene.

Esta guía sigue a un huerto comunitario ficticio que recoge inscripciones de voluntarios con carteles en la biblioteca municipal y en una cafetería. Los nombres de los menús de Google pueden variar un poco. Links redirige a tu formulario y cuenta los clics; no crea formularios, no decide quién puede responder ni cuenta respuestas.

Publica el formulario y copia el enlace para encuestados

La página de Google sobre cómo publicar y compartir un formulario da estos pasos:

1. Selecciona Publicar arriba a la derecha y sigue las indicaciones. Después, el botón muestra Publicado.
2. Selecciona Publicado o Compartir y, a continuación, Copiar enlace de encuestado/a.

No copies la dirección que ves en el navegador mientras editas el formulario: es para editores, y los encuestados no pueden responder desde ella. Con tu propio enlace corto, no necesitarás la opción Acortar URL de Google.

Mantén el formulario publicado mientras los carteles estén colgados: Google indica que las personas que tienen el enlace no pueden abrir un formulario sin publicar.

Comprueba quién puede responder

En Acceso general, puedes abrir el formulario a cualquier usuario que tenga el enlace o a audiencias objetivo. Antes de publicarlo, también puedes limitarlo a un dominio, una audiencia de confianza o un grupo. Un formulario limitado a tu centro educativo o a tu lugar de trabajo sigue cerrado para un vecino que escanea un cartel de la biblioteca.

En Configuración, dentro de Respuestas, activar Limitar a 1 respuesta obliga a iniciar sesión antes en una cuenta de Google. Eso deja fuera a quien no tenga una, así que el huerto lo deja desactivado.

Después, prueba el formulario como lo haría un desconocido:

• Abre el enlace para encuestados en un móvil, en una ventana privada y sin sesión iniciada.
• Lee cada pregunta en la pantalla pequeña.
• Envía una respuesta de prueba y lee el mensaje de confirmación.
• Al terminar, elimina la respuesta de prueba o márcala como tal.

Registra de dónde llegó cada respuesta

Un enlace corto cuenta clics, no inscripciones, así que deja que el formulario registre la procedencia. El huerto añade una pregunta de opción múltiple, «¿Cómo nos conociste?», con las respuestas «Cartel de la biblioteca», «Cartel de la cafetería» y «Otro».

Después crea una dirección con la respuesta ya rellenada para cada cartel. Los pasos de Google: selecciona Más arriba a la derecha, elige Rellenar previamente el formulario, completa la respuesta, selecciona Obtener enlace y copia el enlace de la parte superior. La versión de la biblioteca se abre con «Cartel de la biblioteca» ya elegido. Quien responde puede cambiar una respuesta rellenada previamente, así que toma los totales como orientación, no como un recuento exacto.

Las etiquetas UTM, que se explican en la guía de UTM, no sirven aquí: Formularios de Google no guarda las etiquetas añadidas a la dirección de un formulario. Links tampoco transmite nada que se añada a un enlace corto, así que cada dirección rellenada previamente necesita su propio enlace.

Crea el enlace corto y el código QR

En la aplicación Links, pulsa Nuevo enlace para cada cartel. Ponle a cada enlace un título con el lugar del cartel, como «Formulario de voluntariado · biblioteca», y pega como destino su dirección rellenada previamente (o el enlace para encuestados). Links acepta direcciones de hasta 2048 caracteres.

Abre el enlace, pulsa Código QR y elige Descargar PNG o Descargar SVG. El código contiene la dirección corta de reunified.link, así que tiene menos cuadrados, y más grandes, que un código del mismo tamaño con la dirección larga, y su destino puede cambiar sin reimprimir.

Pon junto al código una etiqueta que diga qué abre, como «Escanea para apuntarte al voluntariado», e imprime debajo la dirección corta para quien no pueda escanearlo. Escanea una prueba de impresión al tamaño final con dos móviles; la guía de tamaño de los códigos QR explica cómo elegir el tamaño.

Cambia a un formulario nuevo sin reimprimir

Al año siguiente, el huerto publica un formulario nuevo y crea a partir de él nuevas direcciones rellenadas previamente.

Para cada cartel, abre su enlace en Links, elige Editar destino principal, pega la nueva dirección rellenada previamente y guarda. El enlace corto y el código QR no cambian. Las reglas conservan sus propios destinos, así que revisa las que hayas añadido. La guía de edición explica cómo conservar una forma de volver atrás.

Escanea cada cartel y comprueba que el formulario nuevo se abre con la respuesta correcta ya elegida. Solo entonces retira la publicación del formulario antiguo desde sus opciones de Publicado; quien tenga el enlace directo del formulario antiguo necesitará el del nuevo. Para inscripciones a eventos, consulta la guía de enlaces para eventos.

Compara los escaneos con las respuestas

Al cabo de un mes, el huerto compara:

Links muestra los clics contabilizados de cada enlace por día. Los bots y las vistas previas de enlaces no se cuentan, pero las aperturas repetidas de una misma persona sí, así que un clic no equivale a una persona. Quien escanea pero no se apunta suma un clic y ninguna respuesta, así que es normal que haya diferencia. Pon los carteles del año que viene donde llegaron las respuestas, no solo donde llegaron los clics.

Crear enlaces es gratis, cada clic contabilizado cuesta 0,05 créditos (precios actuales) y las cuentas nuevas empiezan con 100 créditos. Los enlaces se pausan cuando se acaban los créditos, así que revisa el saldo antes de colgar más carteles. Links da a cada cartel un código que puedes conservar de un año para otro; el formulario y sus respuestas siguen en Formularios de Google.